Articolo di Marco Saccenti, Laurea in Scienze della Comunicazione presso l’Università di Torino, Master in Marketing Digitale e con un lungo trascorso in una multinazionale tech del Canavese nei settori di R&D e Qualità. Marco ha fondato Ponderata.it, la sua Digital Agency ed è Community Manager presso CNext Ivrea.

Nota: questo articolo è stato scritto nel mese di gennaio 2024 con regole e procedimenti vigenti nel 2023, seguendo il solo percorso relativo all’imprenditore interessato al deposito di un marchio a livello europeo (MUE).

La questione della proprietà intellettuale è un argomento in continua evoluzione, carico di sfide e sottoposto a frequenti revisioni. In un panorama complesso la tutela del marchio rappresenta un aspetto tra quelli più cruciali, dibattuti e controversi. 

Indipendentemente dal fatto di essere un imprenditore navigato e strutturato o il fondatore di una nuova startup, il tuo marchio è una priorità che merita davvero attenzione. 

Non c’è niente di meglio quindi che essere sicuri di dormire sonni tranquilli sapendo di aver compiuto un passo importante per la propria impresa, ovvero quello di salvaguardare il frutto del nostro impegno: gli investimenti, le idee, il design, e il prezioso tempo dedicato alla costruzione circa l’immagine e il brand della nostra attività. 

Nelle righe che seguono ti racconto la nostra esperienza sul perché abbiamo scelto di utilizzare i servizi della EUIPO.

Cosa e l’EUIPO e perché registrare il proprio marchio

Partiamo dicendo che l’EUIPO è l’Ufficio dell’Unione Europea per la Proprietà Intellettuale, e nello specifico è l’agenzia preposta alla gestione dei marchi e design industriale per il mercato interno dell’UE. Se pensiamo al mondo della startup è possibile pensare che agli inizi della propria idea imprenditoriale quando ci sono molti aspetti a cui tenere conto come il prodotto, i clienti, i flussi economici, gli investimenti, il marchio possa passare anche in secondo piano, ma non è sempre è così.

Benchè siano temi fondamentali per la sopravvivenza della propria impresa, arriva quel momento in cui si affaccia un pensiero e ti pone davanti a una domanda: è forse il caso che mi protegga registrando il mio marchio, immagine della mia impresa? Ed è esattamente quello che è successo nel caso oggetto di questo articolo. L’internazionalizzazione di un cliente verso il mercato europeo in primis ha sensibilizzato e stimolato l’attenzione verso questo argomento.

Certo, è più probabile che la voglia di investire in questo asset avvenga maggiormente quando gli affari hanno un andamento positivo e un trend economico in crescita con buone prospettive, dove è anche possibile portare ad investire acquista più senso. Fondamentalmente quando le cose iniziano a girare nel verso giusto vuoi essere sicuro che nessuno possa associarsi al tuo prodotto/servizio e trarne vantaggio.

Crediamo si tratti di un passo e di una evoluzione naturale nel processo per ogni attività indipendentemente dal volume di grandezza e dal giro d’affari. 

Nel caso qui gestito la paura di essere plagiati è stata anche un fattore emozionale, un atto di amore verso la propria attività e nei confronti degli sforzi compiuti, un’azione che denota una certa maturità e consapevolezza verso quello che si sta realizzando.

Ma ci sono molti fattori significativi importanti e concreti che portano un vantaggio competitivo nella registrazione del proprio marchio. Scopriamone i principali assieme.

Vantaggi nella registrazione di un marchio con EUIPO

La registrazione del marchio come abbiamo visto non è solo un’azione tecnica, ma è una difesa della visione aziendale e delle proprie strategie. L’aspetto geografico è certamente un fattore strategico importante con un ruolo fondamentale, in quanto delinea l’area del proprio campo d’azione e protezione. Vediamo quali sono in sintesi i principali vantaggi che si possono ottenere depositando il proprio marchio.

1. Protezione legale del marchio e prevenzione di controversie

La registrazione del marchio dà protezione legale e impedisce a terzi di utilizzare o copiare il tuo marchio, avendo tu il diritto sull’uso in relazione ai prodotti e servizi specificati nella registrazione. Inoltre registrandolo viene sancito il tuo diritto di proprietà e scoraggia il rischio di possibili controversie legali da parte di terzi, a quali viene impedito lo sfruttamento della tua immagine e reputazione a loro favore.

2. Il marchio per la costruzione dell’identità aziendale e come strumento di marketing

Il marchio è il volto della tua azienda e la sua registrazione contribuisce a costruire e consolidare l’identità aziendale nel mercato, diventando anche uno strumento di marketing molto potente. 

La protezione legale associata al marchio può essere utilizzata nelle strategie di comunicazione per aumentare la fiducia dei consumatori, alimentando la fiducia e il valore percepito del tuo brand e quindi del business agli occhi dei clienti.

La scelta di affrontare questo percorso con la EUIPO è stata dettata dal fatto che il portale di riferimento è davvero una risorsa preziosa ricca di informazioni e approfondimenti, che aiutano ad orientarsi tra le varie scelte che si palesano nei passaggi del processo di registrazione, soprattutto nelle fasi iniziali. La piattaforma ha una valida sezione di FAQ in cui risolvere tutte le eventuali perplessità e inoltre abbiamo avuto modo di verificare l’efficacia del customer service, dove a fronte di una richiesta di informazioni aggiuntive via email siamo stati ricontatti il giorno successivo.

Il Fondo per le PMI

Il Fondo per le PMI denominato “Ideas Powered for business” è un programma di sovvenzioni progettato per aiutare le piccole e medie imprese dell’Unione Europea nella protezione dei loro diritti di proprietà intellettuale. Implementato dalla EUIPO, il Fondo per le PMI è stato attivo nel 2023 dal 23 gennaio all’8 dicembre 2023 ed è stata una novità rispetto l’anno prima. Infatti in precedenza il finanziamento era distribuito su più fasi nell’arco dell’anno e alle quali bisognava aderire solo nei tempi indicati. Nel momento in cui stiamo scrivendo questo post, l’EUIPO sta preparando il Fondo per le PMI per il 2024.

Informazioni utili da sapere prima di presentare la domanda 

Prima di arrivare alla vera e propria richiesta di deposito ci sono alcuni importanti passaggi da compiere. Il portale fa luce su eventuali dubbi in merito alla definizione di base di quello che è un marchio, un disegno o modello con esempi pratici, condividendo quelli che sono i requisiti per l’approvazione e quali potrebbero essere i motivi di un possibile rifiuto. Tra gli esempi riportati uno dei possibili motivi più comuni per il rifiuto della domanda può essere la mancanza di un carattere distintivo del marchio.

All’interno del sito c’è la possibilità di consultare un vasto database di tutti gli altri marchi in cui, sia per nome che per immagine, si possono (forse meglio dire si devono) verificare eventuali similitudini del nostro marchio con altri evitando così plagi ed opposizioni alla nostra registrazione in fase di esame.

Navigando tra le varie sezioni del sito che ricordiamo, può essere anche utilizzato in lingua italiana, è possibile sapere come funzionano le tasse e i pagamenti. Vediamo di seguito quale quindi la documentazione necessaria per partire con la domanda di deposito.

La documentazione necessaria per registrare il marchio

Tra le prime cose da sapere è necessario sapere che bisogna disporre di un conto bancario aziendale. È bene ribadirlo fin dall’inizio perché se non si è una realtà gia struttura o semplicemente non ti è mai stato richiesto prima o non ne hai mai avuto necessità, in questa sede è obbligatorio averlo, per cui è bene contattare il tuo gestore bancario e chiedere informazioni in merito circa fattibilità, tempi e costi.

Dopo questo passaggio obbligato gli altri documenti sono quelli relativi alla propria startup o PMI, dal certificato di attribuzione della partita IVA e relativa denominazione, il numero di partita IVA e codice fiscale e, ovviamente, il proprio marchio da depositare. Per completezza di informazioni sulle cose da sapere prima di inoltrare la domanda si può visitare questo link.

Il Voucher: come richiederlo, quanto vale e quando richiederlo

Compresi i primi passi necessari e documentazione alla mano per avviare l’iter di registrazione, c’è ancora uno step fondamentale da compiere e che riguarda la richiesta del voucher che può essere fatta partendo proprio da un banner come questo di seguito.

I fondi non sono infiniti e occorre seguire bene tempi e modi per non rimanerne esclusi. Al momento in cui scriviamo (gennaio 2024) i fondi per l’anno corrente sono in fase di riformulazione, quindi per evitare il pagamento completo del servizio è bene seguirne l’andamento e la nuova disponibilità.                                            

Il voucher, una volta presentata la richiesta di ammissibilità e riconosciuta l’erogazione, è del valore di massimo 1.000€ su cui si può applicare uno sconto fino al 75% sulle spese istruttorie ammissibili. La sua durata infine è di 2 mesi prorogabili per altri 2 mesi per una volta, scaduti i quali il voucher decade. 

Il voucher si attiva chiedendo il rimborso della spesa solo dopo aver pagato la quota per il servizio e al termine del processo, sarà direttamente il Fondo per le PMI stesso a comunicare con una notifica l’avvenuto rimborso sul conto corrente aziendale. 

Essendo il voucher da 1000€, se la spesa non supera questo importo il credito residuo rimane disponibile per altri servizi della EUIPO.  Ora possiamo passare al processo di registrazione.

Il processo di registrazione del marchio su EUIPO

Il processo di registrazione e deposito è l’atto formale che riguarda il marchio e rispecchia la strategia e i criteri impostati e decisi per la propria realtà aziendale. 

Tra le prime pagine troviamo una varia gamma di possibilità di scelta tra servizi specifici e costi associati tra circuiti fast track, vari tipi di deposito MUE o altre opzioni. Con una attenta lettura e grazie all’aiuto di tutte le informazioni disponibili sul sito, optare per la scelta più aderente alle specifiche necessità personali sarà più semplice.

Siccome stiamo operando con direttive e normative su base europea non tutti i Paesi aderenti recepiscono e contemplano gli stessi servizi. Ad esempio viene suggerito il “Servizio di pre-diagnosi” (tutte le info sono disponibili a questo indirizzo) in cui si può avere una consulenza specifica per la definizione della proprietà intellettuale in merito alla propria strategia. Purtroppo però questo servizio non è disponibile per l’Italia ma in soli altri 11 i Paesi tra cui Germania, Portogallo e Svezia.

Una prima distinguo nella fasi di compilazione è l’opzione fra la scelta tra deposito Easy Filling e deposito MUE. Per quanto riguarda Easy Filling questo è valido principalmente se si è una persona fisica all’interno dello spazio economico dell’UE e se non si ha un rappresentante legale (oltre a un’altra serie di necessità e caratteristiche qui espresse) Se invece sei un esperto di proprietà intellettuale allora si può utilizzare un altro percorso di deposito MUE parallelo, venendo collegati all’iter di domanda. 

Per fugare anche qui ogni dubbio condividiamo il link in cui sono dettagliate le due differenze tra Easy Filling e Deposito di MUE.

Fatte queste distinzioni il resto del lavoro è praticamente fatto. Seguendo step by step il percorso guidato e dopo aver caricato il marchio che rispecchia le specifiche, si rende necessario impostare la classe (o le classi) associate e vicine alla propria attività alle quali si desidera estendere l’influenza del proprio marchio. 

Ma cosa sono le classi? Le classi non sono altro che le specifiche categorie professionali divise e dettagliate per particolarità della propria professione. Anche in questo caso il percorso guidato aiuta.

Tasse e tempi tecnici nella registrazione del marchio

Per quanto riguarda i costi, per il marchio la tassa base è di 850€ e la protezione ha durata decennale. La seconda classe aggiunta ha un costo di 50€ mentre la terza classe 150€: qui i dettagli relativi ai costi. 

La durata di registrazione di un marchio dell’Unione europea (MUE) è valida per un periodo di 10 anni a decorrere dalla data di deposito della domanda e può essere rinnovata all’infinito, ogni volta, per un periodo di 10 anni e dove ogni volta si può decidere se modificare scalando anche solo su base nazionale.

Bene, adesso che la domanda di deposito del proprio marchio è terminata, non resta che attendere i prossimi passi: devono intercorre 3 mesi esatti dal momento in cui la nostra domanda è stata pubblicata, periodo nel quale possono essere sollevate opposizioni nei confronti del deposito!

Opposizioni e durata della registrazione del marchio

Nel momento in cui viene depositato, il marchio viene pubblicato sul bollettino delle domande registrabili, e come abbiamo anticipato chiunque ne abbia titolo o ritiene che il nostro marchio sia in conflitto con il loro, può presentare domanda opponendosi al deposito attraverso una procedura specifica (ecco nel caso cosa è necessario sapere). Anche in questo caso le informative sono numerose e facilmente reperibili sul sito EUIPO, basta sincerarsi dell’aggiornamento della direttiva vigente e in corso al momento della verifica.

Passati i 3 mesi senza opposizioni occorrono ulteriori 2 settimane circa per arrivare alla data prevista di pubblicazione, periodo nel quale vengono effettuate verifiche sulle classificazioni, analizzata la presenza di eventuali impedimenti e espletate tutte le formalità. Passato questo ultimo breve periodo il nostro marchio è ufficialmente registrato e pubblicato nel bollettino dei marchi dell’Unione Europea e una copia del Certificato di registrazione (sempre disponibile e scaricabile dal sito EUIPO) ci viene recapitato direttamente in email.  

Dalla data di registrazione e di pubblicazione partono i 10 anni di validità rinnovabili già a partire da pochi mesi prima della sua effettiva scadenza. 

Conclusioni

Siamo giunti al termine di questo excursus partendo dell’idea strategica della registrazione del proprio marchio vista come opportunità per la propria attività, come fattore di crescita e valore. Siamo passati dalle fasi introduttive alla definizione dei requisiti necessari per iniziare questo percorso, indicando e descrivendo le tappe fondamentali per portare a termine tutti i passi necessari. Non ultimo abbiamo visto anche l’importanza di verificare e richiedere in anticipo l’accesso ai fondi, in modo da poter abbattere significativamente i costi delle tasse di gestione.

Riteniamo che proteggere il proprio lavoro intellettuale sia un fattore importante per la propria attività, soprattutto in quanto restituisce una certa fiducia e sicurezza nel presentare e promuovere la propria immagine in tutti gli scenari possibili. Il portale della EUIPO in questo caso si è mostrato un valido alleato per portare a compimento il nostro lavoro.