Risorsa realizzata da Davide Leoncino, Co-Founder & Head of Marketing della software house BitBoss

Scegliere il software perfetto che permetta di gestire al meglio i flussi aziendali può rivelarsi una vera impresa. Che si tratti di un CRM, di un software di contabilità o di un gestionale, trovare la soluzione che risponda a meglio alle esigenze di una startup non è facile. Alcune realtà, tuttavia, non possono davvero farne a meno, soprattutto se si tratta di startup che puntano a scalare il proprio mercato.

Ci sono diversi aspetti che possono influire su questa decisione: tempi e budget sono le costanti di ogni scelta, ma se parliamo dell’adozione di un software, sono molti i punti da tenere in considerazione come la strategia, il livello di personalizzazione, la flessibilità e la facilità di utilizzo.

Software standard o personalizzato?

La realizzazione di un software personalizzato non è un lavoro da sottovalutare: l’impegno per un’azienda non è indifferente poiché è un’attività che richiede costante collaborazione con il team tecnico (interno o esterno), un’ottima visione d’insieme e capacità di adattare il progetto che si sta costruendo alle necessità immediate e future dell’azienda. In particolare l’idea potrebbe essere in qualsiasi momento modificata per una variazione del modello di business o per un mutamento dell’ambiente esterno in cui la startup opera. Un progetto del genere ha le potenzialità per dar vita a un prodotto performante in grado di dare un vantaggio competitivo notevole all’azienda, ma a fronte di una mole di lavoro non indifferente. La riflessione da fare è la seguente: le esigenze della tua startup sono tali da giustificare lo sforzo e l’investimento necessari a creare una soluzione personalizzata oppure sono facilmente adattabili ad una soluzione già presente sul mercato? Se ritieni di avere necessità molto particolari (oltre a tutte le risorse per farlo) che non possano essere soddisfatte da un prodotto esistente, allora dovresti pensare di sviluppare un prodotto personalizzato. Se invece si tratta di esigenze che possono essere adattate a ciò che già è presente sul mercato, allora puoi evitare, almeno per il momento, di buttarti su un investimento tanto importante.

SaaS e Custom a confronto

I software che vengono definiti SaaS (Software as a Service) raccolgono una serie di funzionalità già pronte e utilizzabili a fronte del pagamento di un canone mensile o annuale. Offrono in pratica un prodotto già confezionato e pronto all’uso. Oggi la maggior parte dei SaaS vive nel Cloud, ciò significa che non necessitano neanche di ulteriori download o installazioni di componenti per far funzionare il programma. Un aspetto vantaggioso di questo tipo di software è legato al fatto che, una volta acquistata la licenza, non devi preoccuparti del mantenimento: solitamente chi si affida ad un software standard non deve sostenere costi di aggiornamento, hosting, risoluzione di bug e non vi è l’esigenza di pagare un team tecnico che si occupi dell’intera struttura. Questo perché è compito del fornitore assicurarsi di mantenere il servizio sempre attivo e, possibilmente, di alta qualità. Questa soluzione non richiede quindi un grande impegno di tempo o di costo nel breve periodo, ma nel lungo termine? Spesso quando si ha a che fare con i software standard è la tua azienda che deve adattarsi al prodotto e non viceversa. Non vi è la possibilità di far aderire perfettamente un SaaS ai flussi e ai processi già in uso nell’azienda e difficilmente si può pensare di agire sull’interfaccia o sull’usabilità del software per migliorarne le prestazioni. Si può certamente dialogare con l’azienda fornitrice per apportare modifiche e personalizzazioni specifiche, ma non è detto che chi fornisce il servizio abbia l’interesse o la possibilità di farlo e in ogni caso ogni personalizzazione partirebbe da una soluzione comunque standard e non ottimale per cercare di ottenerne una su misura. Nel caso di SaaS molto grandi poi, spesso si rischia di pagare un canone molto alto per sfruttare solo una parte del servizio o, al contrario, si è costretti ad acquistare più software e cercare di farli dialogare per trovare la soluzione più adatta. Il SaaS ha dunque numerosi “costi nascosti” e alla lunga potrebbe rivelarsi più dispendioso rispetto al costo reale di un software studiato e sviluppato da zero sulle proprie esigenze.

I software personalizzati sono al contrario soluzioni create su misura, progettate in base alle specifiche esigenze aziendali del cliente. Scegliere di utilizzare un software personalizzato significa usufruire di un prodotto appositamente studiato e implementato secondo le peculiarità tecniche di cui si necessita. Un aspetto da tenere in considerazione in un lavoro del genere è la proprietà del codice, che a fine sviluppo diventa un bene del cliente il quale potrà disporne liberamente e integrarlo con nuove funzionalità sulla base della crescita e dello sviluppo dell’azienda. La scelta di un software custom incide, molto di più rispetto all’adozione di un SaaS, anche sulla strategia aziendale: oltre a velocizzare i flussi di gestione, un software ben strutturato e integrato con tutte le aree aziendali può essere un grande vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti poiché aiuta a raggiungere obiettivi ben precisi e questo permette al business di fare un grande passo avanti, soprattutto nel mondo startup.

Un aspetto da tenere in considerazione, e sicuramente di primaria importanza, riguarda inoltre la sicurezza. Un applicativo su misura, a differenza di un software a pacchetto, è accessibile soltanto dal team di sviluppo e dall’azienda stessa, per cui i relativi rischi sono notevolmente ridotti.

Infine c’è un aspetto giuridico non indifferente: nel caso di acquisizione di un software applicativo prodotto internamente, quest’ultimo potrà essere iscritto tra i “Diritti di brevetto industriale e diritti di utilizzazione delle opere dell’ingegno” e sottoposto al processo di ammortamento, se tutelato, o rientrare nella sfera dei costi potenzialmente a utilità pluriennale, che potranno, una volta accertata l’ipotesi di utilità futura, anche essere iscritti nella sezione Attivo dello Stato patrimoniale in B.I.7 Immobilizzazioni immateriali, se il software non è tutelato. La vera domanda da farsi dunque non è quale potrebbe essere il costo di un software personalizzato, ma quanto costa davvero all’azienda un software standard nel lungo periodo?

Capire chi sei per capire cosa ti serve

In conclusione, non esistono decisioni giuste o sbagliate in assoluto, ma è consigliabile per una startup ponderare bene le proprie scelte valutando innanzitutto l’entità del budget e le esigenze immediate e future della propria azienda. Non si dovrebbe scartare a priori la possibilità di optare per una soluzione su misura solo perché si teme di non poter sostenere un grande investimento, ma bisogna anche riconoscere le proprie necessità e valutare la possibilità di una soluzione più snella e pronta all’uso se la startup è ancora giovane. Capire che ruolo avrà il software all’interno dell’azienda e quanto è importante per il suo sviluppo sono i punti fondamentali sui quali riflettere fin dall’inizio, solo così si potrà valutare la scelta migliore tra l’acquisto di un SaaS o la realizzazione di un software personalizzato insieme a una software house.